diurna

Ce este Diurna?
În contextul legislației românești, diurna reprezintă o sumă de bani acordată angajaților pentru acoperirea cheltuielilor suplimentare apărute în timpul deplasărilor în interes de serviciu, fie în țară, fie în străinătate. Scopul diurnei este de a compensa costurile legate de cazare, masă și alte necesități ale angajatului, fără a fi considerată parte din salariu. Diurna este reglementată atât de Codul Muncii cât și de Codul Fiscal și de alte norme aplicabile în România, iar sumele acordate pot fi varia în funcție de destinație și de politica internă a companiei.

Cum se acordă diurna?
Modalitatea de acordare a diurnei este prevăzută de normele legale incidente, cât și prin contractul colectiv de muncă aplicabil salariatului.
În România, procesul de acordare a diurnei începe cu emiterea unui ordin de deplasare de către angajator. Acest document oficializează deplasarea angajatului și conține detalii esențiale precum:

• data plecării,
•  destinația, 
• scopul și durata deplasării, 
• precum și suma de diurnă stabilită.

Conform legislației românești, pentru deplasările în țară, există un plafon maxim pentru diurnă, peste care sumele devin impozabile. De asemenea, pentru deplasările internaționale, diurna se calculează diferit, în funcție de țara de destinație și este reglementată de norme specifice.
Angajatul poate primi diurna în avans sau aceasta poate fi decontată ulterior, în funcție de politicile companiei și de legislația aplicabilă.
În unele cazuri, angajatul este obligat să prezinte documente justificative pentru cheltuielile efectuate, în timp ce în alte situații, diurna se acordă fără necesitatea prezentării de chitanțe, respectând plafonul legal stabilit.
Prin urmare, în limita plafonului stabilit în temeiul legii 72/2022, cheltuielile realizate cu plata diurnei sunt neimpozabile și deductibile.
Este important ca atât angajatorii, cât și angajații să fie conștienți de regulile și procedurile interne ale companiei și de legislația națională relevantă, pentru a asigura conformitatea cu toate cerințele legale și fiscale din România.

Condiții acordare diurnă 2024
Condițiile de acordare a diurnei în România sunt stabilite prin Codul Fiscal și prin normele interne ale fiecărei companii.
În 2024, aceste condiții includ:

1. Motivul deplasării: Diurna se acordă pentru deplasările efectuate în interes de serviciu. Deplasările personale sau cele care nu sunt autorizate de angajator nu sunt eligibile pentru diurnă.
2. Documentația necesară: Angajatul trebuie să aibă un ordin de deplasare emis de angajator, care să conțină detalii specifice precum durata, locul și scopul deplasării.
3. Distanța minimă: Pentru deplasările interne, există adesea o distanță minimă de la locul obișnuit de muncă pentru ca deplasarea să fie considerată eligibilă pentru diurnă. Această distanță este definită în legislație sau în politica internă a companiei.
4. Durata deplasării: Durata deplasării trebuie să corespundă cu cea specificată în ordinul de deplasare și să fie în concordanță cu necesitățile serviciului.
5. Conformitatea cu legislația fiscală: Suma diurnei și modul de acordare trebuie să fie în conformitate cu prevederile Codului Fiscal din România.

Diurna in 2024 urmeaza regulile valabile in 2023. 
Ultimele modificari ale regulilor fiscale in ce priveste diurna s-au aplicat incepand cu veniturile aferente lunii mai 2022. Acestea au fost introduse prin Legea 72 din 31.03.2022.

Ce reguli privind diurna sunt valabile in 2024?
Exista doua plafoane care se aplica pentru a stabili regimul fiscal al diurnei. Plafoanele se aplica impreuna.

In functie de incadrarea in acestea se determina sumei pana la care diurna reprezinta venit neimpozabil si nesupus contributiilor sociale.

Plafoanele sunt :

a) un plafon maxim deductibil al diurnei/zi :

• pentru diurna interna- suma maxim deductibila este de 57,5 lei/zi incepand cu 1 aprilie 2023.
• 
  
• la diurna externa : suma maxim deductibila este 2.5 ori nivelul pentru institutii publice . Diurna externa maxim deductibila este stabilita pentru fiecare tara in parte insa nu poate fi sub 35euro -EU . 

b) un plafon maxim pe luna, de 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat -pentru salariati. Pentru administratori –3 remunerații prevăzute în raportul juridic. Se aplica atat pentru diurnele externe cat si interne.

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat se calculează dupa urmatoarea formula.

Primul lucru se raporteaza cele 3 salarii la numărul de zile lucrătoare din luna respectivă. Rezultatul se multiplică cu numărul de zile din perioada de delegare/detașare/desfășurare a activității în altă localitate, în țară sau în străinătate.

In ce priveste plafonul aferent valorii a 3 remunerații prevăzute în raportul juridic, acesta se calculează similar.

Se raporteaza cele 3 remunerații la numărul de zile lucrătoare din luna respectivă. Apoi, rezultatul se multiplică cu numărul de zile din perioada deplasării.
Formule

Formula calcul plafon: Salariul de baza * 3 * nr de zile pentru care se cuvine diurna /nr. zile lucratoare din luna

Mai precis textul legii arata ca este neimpozabila si nu se supune nici contributiile sociale :

“indemnizația de delegare, indemnizația de detașare, inclusiv indemnizația specifică detașării transnaționale, prestațiile suplimentare primite de salariați în baza clauzei de mobilitate, precum și orice alte sume de aceeași natură, altele decât cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare, primite de salariați potrivit legislației în materie, pe perioada desfășurării activității în altă localitate, în țară sau în străinătate, în interesul serviciului, pentru partea care depășește plafonul neimpozabil stabilit astfel:

(i) în țară, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului, pentru personalul autorităților și instituțiilor publice, în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat;

(ii) în străinătate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurnă, prin hotărâre a Guvernului, pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat.

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat se calculează prin raportarea celor 3 salarii la numărul de zile lucrătoare din luna respectivă, iar rezultatul se multiplică cu numărul de zile din perioada de delegare/detașare/desfășurare a activității în altă localitate, în țară sau în străinătate;“

Exemplul 1 -deplasare interna . 

Un salariat cu salariul brut de 4.000 lei pleaca in delegatie interna pentru care beneficiaza de diurna. Deplasarea are loc in luna ianuarie 2024 si dureaza 5 zile.
Diurna zi = 57,5 lei
Prin urmare ar putea beneficia de diurna 5*57,5 = 287,5 lei.
Acum trebuie sa verificam daca ne incadram in cel de-al doilea plafon care se calculeaza astfel: (3* 4.000 / 20) * 5 =3.000 lei
Datorita faptului ca suma 287,5 lei este inferioara plafonului de 3.000 lei, atunci angajatul va putea beneficia de cei 287,5 lei neimpozabili.

Exemplul 2– diurna externa .

Un salariat cu salariul brut de 4.000 lei pleaca in delegatie externa pentru care beneficiaza de diurna. Deplasarea are loc in luna ianuarie 2024 si dureaza 5 zile.
Diurna zilnica = 87.5 eur
Prin urmare ar putea beneficia de diurna 5*87,5 eur = 437,5 eur, in echivalent lei presupunem ca este 2.143,75 lei.
Acum trebuie sa verificam daca ne incadram in cel de-al doilea plafon care se calculeaza astfel: (3* 4.000 / 20) * 5 = 3.000 lei
Datorita faptului ca suma 2.143,75 lei este inferioara plafonului de 3.000 lei, atunci angajatul va putea beneficia integral de cei 2.143,75 lei neimpozabili.

Atentie : 
Durata delegarii este de maxim 60 de zile calendaristice in 12 luni si poate fi prelungita pentru perioade succesive doar cu acordul salariatului , firma nu este obligata sa aiba un pc de lucru fix , nu trebuie declarat , contractul de munca nu se suspenda .  

Detasarea insa presune insa schimbarea locului de munca adica firma trebuie sa aibe pc de lucru declarat si detasarea se raporteaza in revisal inaintea realizarii sau la alt angajator in acest caz contractul de munca se suspenda .

Ce document justificativ se utilizeaza pentru decontarea diurnei 2024?

Singura justificare a decontarii diurnei este ordinul de deplasare si stat de diurna care arata efectuarea deplasarii in interes de serviciu si durata acesteia. Diurna in sine nu are la baza un document cum ar fi bonul, chitanta sau factura.

O entitate poate acorda diurna depasind suma maxima deductibila ?

Acest lucru este posibil insa daca se depaseste plafonul deductibil aratat mai sus, diferenta este considerata venit de natura salariala si se taxeaza la fel ca salariul – cu CAS, CASS si impozit.

Cine poate beneficia de diurna?

• in primul rand salariatii firmei si apoi
• administratorul firmei – in anumite conditii ( pentru administratorii stabiliți potrivit actului constitutiv sau a contractului de administrare/mandat exista o limita de de 3 remunerații prevăzute de raportul juridic (contractul de management/administrare, etc) astfel ca daca ei nu sunt remunerati nu vor beneficia de diurna).

Cum se calculeaza diurna ?

A. Diurna interna

• diurna interna se acorda pe zile calendaristice .  Pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii dispuse pentru o perioada mai lunga de o zi, nu se acorda alocatie zilnica de cazare, iar indemnizatia de delegare se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. 
• pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii de mai multe zile, indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore. Citeste aici : un exemplu de calcul al diurnei.

B.Diurna externa

• Diurna externa se calculeaza diferit de diurna interna in sensul ca perioada pentru care se acorda diurna se determina in functie de mijlocul de transport folosit, astfel:

a)momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, dar si pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei;

b)momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.

• Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

Se poate plati diurna in avans angajatului, inainte de plecarea in delegatie ?

Da, angajatul poate primi un avans inainte de a efectua deplasarea, urmand ca la reintoarcerea din deplasare sa cumuleze toate cheltuielile antrenate inclusiv diurna. Daca suma cheltuielilor plus diurna este mai mica decat avansul acordat atunci angajatul va primi diferenta, iar daca raportul de marime este invers, angajatul va trebui sa restituie surplusul.

Cine trebuie sa intocmeasca ordinul de deplasare si in cat timp?

Intocmirea ordinului de depasare este in sarcina angajatului. Legislatia nu prevede un termen limita pentru entitati private, insa de regula acestea stabilesc prin proceduri interne proprii acest lucru.