Actele ce trebuie sa compuna dosarul de personal

Daca ai calitatea de angajator indiferent daca esti persoana fizica sau persoana juridica atunci esti obligat de legislatia in vigoare sa intocmeasca pentru fiecare angajat in parte un dosar de personal care sa cuprinda cateva documente cu privire la calitatea acestuia de angajat in societate.

Dosarul de personal trebuie pastrat in bune conditii la sediul social al angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar al angajatorului daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca iar in cazul unor inspectii din partea inspectorilor de munca, angajatorul trebuie sa prezinte aceste dosare, la solicitarea acestora.

• actele necesare angajarii;
•  contractul individual de munca;
• actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor ndividuale de munca;
• acte de studii/certificate de calificare;
• orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Contractul de munca sau angajarea trebuie intocmit si raportat la ITM cu o zi lucratoare inainte de data inceperii in caz contrar amenda este 5000 lei minim . 

Cu cel putin o zi inainte de a incepe activitatii in cadrul actelor necesare angajarii, angajatorul ar trebui sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

1. copia dupa cartea de identitate a angajatului; 
2. adeverinta ( fisa medicala ) medicala emisa de un medic specializat pentru medicina muncii
3.  de mentionat este faptul ca un contract individual de munca intocmit pentru care nu exista medicina muncii, este considerat nul, conform legislatiei in vigoare iar amenda pe care o poate aplica ITM este de minim 5000 lei / fisa . Pentru judetul Mehedinti recomand pe domnul doctor Danciulescu tel 0744504893 . 
4. fisa postului;
5. CV-ul si scrisoare de intentie prezentate la interviu ( optional );
6. declaratie privind functia de baza a angajatului in conditiile in care are mai multe locuri de munca ( optional ) ;
7. copie dupa certificatele de nastere ale persoanelor aflate in intretinere (daca este cazul);
8. stagiu de cotizare pentru medical sau baza cm pe 6 luni anterioare angajarii (daca angajatul a mai fost angajat)( optional);
9. IBAN-ul pentru plata salariilor (daca plata salariilor se realizeaza prin virament bancar)( optional ).

In cadrul actelor privind contractul individual de munca, angajatorul ar trebui sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

• protectia muncii se face obligatoriu in prima zi de munca a salariatului fie cu o firma specializata sau sa existe in cadrul companiei o persoana autrizata . 
• contractul individual de munca;
• actele aditionale la contractul individual de munca (intocmite ulterior daca exista );
• decizii de suspendare/incetare suspendare contract individual de munca ( daca exista ) ;
• cerere de concediu fara plata (daca este cazul);
• cerere intrare/iesire in/din concediu de ingrijire copil (daca este cazul);
• cerere de demisie (daca este cazul);
• decizii de incetare a contractului individual de munca.

In cadrul actelor privind studiile, angajatorul ar trebui sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

• diploma de la ultima institutie absolvita;
• certificat de atestare a cunoasterii unei limbi straine de circulatie internationala;
• alte certificate profesionale;
• certificate privind cursurile de pregatire profesionala organizate de angajator sau de terti.

In cadrul altor documente necesare dosarului de personal, angajatorul ar putea sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

• certificat de cazier judiciar (daca este cazul);
• copie dupa permisul de conducere (daca este cazul);
• recomandari de la locurile de munca anterioare (daca este cazul si daca se doreste );
• documente care sa ateste scutiri de diferite taxe si impozite (daca este cazul);
• documente/avertizari care reflecta performanta neadecvata, nerespectarii regulamentului intern, sanctiuni disciplinare (daca este cazul);
• diverse adeverinte acordate angajatului pe parcursul angajarii in cadrul societatii (adeverinte pentru concediul medical; adeverinte pentru inscrierea la medicul de familie; adeverinte pentru solicitarea unui imprumut; etc.) (daca este cazul) .
• situatia concediilor de odihna sau a altor tipuri de concedii (daca este cazul);
• fisele de evaluare anuale.

Un lucru foarte important de stiut este faptul ca, potrivit art. 40 alin. 1 litera h) din Codul Muncii, angajatorului ii revine obligatia de a-i elibera angajatului, la cerere, toate documentele care atesta calitatea de salariat a acestuia.

Pe de alta parte, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.

Atentie!
Incetarea si raportarea in revisal (la ITM ) contracteleor de munca se face in ziua in care salariatul a facut cererea si tot in acea zi este transmisa la contabilitate pentru a fi raportatain revisal . 

La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din REVISAL.