Fluxul documentelor si care va fi rolul contabilului dupa implementarea sistemului e-factura
"LUCRATI CU NOI si NU AVETI NEVOIE DE SEMNATURA ELECTRONICA" "DIGITALIZAREA MAI APROAPE DE DUMNEAVOASTRA - SIMPLU SI RAPID"
Primirea și acceptarea facturilor
E-factura este un proces nou care deja dă antreprenorilor multe bătăi de cap.
Este bine să știți, încă de la început că, după implementarea totală a sistemului, nerespectarea procedurilor va aduce o dublă sancțiune – amendă de 25% din valoarea facturii și, în plus, cheltuielile/ achizițiile devin nedeductibile.
Însă despre acestea lucruri vorbim puțin mai târziu.
Așadar, facturile se consideră ACCEPTATE atunci când sunt disponibile pentru descărcare din sistem.
Aici este problema!
Trebuie să te uiți cu mare atenție dacă factura acceptată este pentru tine, că este corect întocmită, din toate punctele de vedere.
Dacă factura nu ți se cuvine sau nu este corectă ai posibilitatea să o REFUZI, iar motivul trebuie să fie:
Legitim
Justificat
Ușor de explicat
Ușor de dovedit
Inclusiv în instanță, dacă este cazul.
Refuzul sau solicitarea de corecție a unei facturi se face tot prin sistemul RO e-factura, prin căsuța de mesaje.
Atenție mare atunci când achiziționezi ceva de la un furnizor cu care nu ai o relație și nu ai date de contact.
Poți fi un cumpărător de bună credință, primești factura pe loc, printată pe hârtie, o achiți corespunzător, apoi stai cu ochii pe SPV să o primești în format XML e-factura ca să poți introduce în contabilitate.
Poți să rămâi cu ochii-n soare iar factura printată devine o simplă hârtie, bună de aruncat la gunoi.
Ce este de făcut?
Să îți alegi furnizorii cu mare atenție
Să îți modifici fluxurile de documente din firmă
Să îți ajustezi procesele și procedurile din firmă
Să te asiguri că toate achizițiile sunt acoperite de e-facturi
Să accepți doar facturile corecte
Să refuzi facturile incorecte
Să soliciți modificare acestora și să te asiguri că asta se întâmplă
Și încă ceva: dacă o factură NU ți se cuvine, nu o introduci în contabilitate.
Legislația românească: „Factura transmisă prin RO e-factura face obiectul acceptării”
Directiva UE: „Sub rezerva acceptării”
Este o diferență MARE!
Schimbarea modului de lucru
Odată cu implementarea e-factura, administratorii de firmă trebuie să înțeleagă că se schimbă fluxurile de lucru.
Dacă până acum actele circulau de la antreprenor către contabil, ca acesta să întocmească actele pentru ANAF, de la 1 ianuarie 2024 avem următoarele direcții:
Antreprenorul trimite către ANAF dar și descarcă din SPV facturile de la furnizor
Contabilul preia informațiile de la ANAF în format electronic
Întocmește declarațiile și verifică dacă acestea sunt corecte
În viitor, declarațiile de TVA vor fi predefinite iar în cazul SAF-T vom raporta tot, toate tranzacțiile, stocurile
Ce este SAF-T?
Este un standard de raportare internațional.
Conține informații despre clienți și furnizori
Detalii ale tranzacțiilor
Toate facturile emise și primite
Cu detalii la nivel de poziție de pe factură, codificate
Info despre stocuri și inventare
Date privind impozitele colectate și primite
Detalii ale conturilor contabile
Rolul contabilului se va schimba radical după implementarea totală a e-facturii și a SAF-T.
Contabilul nu va mai introduce manual documente ci se va concentra pe interpretarea contabilă și analiza acestor date.
Mă bucură enorm, pentru că acesta este rolul unui contabil:
să ofere informații contabile în scopul conducerii unei afaceri, nu să lingă hârtii și să lucreze pentru ANAF!
Contabilul este cel care păzește firma.
Vă interpretează cifrele
Vă atenționează când nu stați bine
Vă ajută să luați decizii
Vă citește în balanță ca în ghioc
Vă încurajează să mergeți mai departe într-un mod sănătos
Și da, contabilul va trebui să îl învețe pe antreprenor cum să folosească informația contabilă ca să își gestioneze afacerea. Dar, până ajungem acolo, să ne întoarcem la e-factura.
Termene si amenzi
Hai să vedem care sunt termenele valabile, astăzi, pentru e-factura:
1. Termenul de la care e-factura este obligatorie, este de 1 ianuarie 2024. Reține asta!
2. Termenul de transmitere este de 5 zile. Și vreau să reții de pe acum acest termen, ca să nu te confuzezi și mai tare, deoarece este în prezent de 5 zile lucrătoare, după care se va schimba în 5 zile calendaristice.
3. Termenul de descărcare de pe site-ul ANAF a facturilor primite este de 60 zile , dar trebuie avut in vedere descărcarea și arhivarea facturilor din sistemul Ro-e-Factura.
4. Perioada 1 ianuarie – 31 martie este perioada de grație, fără amenzi! Dar, la sfârșitul acestei perioade, trebuie să ne asigurăm că facturile emise de la 1 ianuarie sunt transmise toate!
5. Perioada 1 apr – 30 iunie – avem amenzi de la 1.000 lei pentru netransmitere
6. Perioada de după 1 iulie – se complică și avem amenzi de 25% în valoarea totală a facturilor pentru:
Netransmiterea facturilor emise în sistemul Ro-e-Factura
Înregistrarea în contabilitate a facturilor neprimite prin SPV
Unde este confuzia?
1. Uite o întrebare des întâlnită, și te rog să dai singur răspunsul după ce ai reținut cele zise mai sus.
„Dacă perioada 1 ianuarie – 31 martie este scutită de amenzi, asta înseamna că nu trebuie să trimit facturile în Ro-e-Factura sau că trebuie oricum transmise?”. Ce zici? Știi răspunsul?
Răspunsul este:
Perioada de obligativitate a transmiterii facturilor emise în sistem a început de la 1 ianuarie 2024, deci le transmitem pe toate emise în trimestrul 1, până la 31 martie 2024.
Chiar dacă este perioada de grație, obligativitatea transmiterii rămâne!
Te obișnuiești cu sistemul, corectezi erori, înveți să comunici cu furnizorii prin căsuța de mesaje, regândești fluxurile, rescrii procedurile, eficientizezi procesele de lucru, te conformezi pentru că e obligatoriu și aia e, ai făcut un pas înainte și nu iei amenzi!
Dacă vrei amenda, e decizia ta!
2. De la 1 aprilie, încep amenzile pentru:
- netransmiterea deloc, inclusiv anterioară, adică pentru facturile emise de la 1 ianuarie
- transmiterea cu întârziere, adică la nerespectarea termenului de 5 zile!
Firme mici de la 1.000 lei – 2.500 lei
Firme mijlocii de la 2.500 lei – 5.000 lei
Firme mari de la 5.000 – 10.000 lei
Legiuitorul nu precizează dacă amenzile se aplică la bucată sau la snop, calup sau legătură.
3. De la 1 iulie – amenda de 25% din valoarea totală a facturilor pentru:
Netransmiterea în termen de 5 zile calendaristice a facturilor emise (de-aia zic să reții 5 zile punct, fără sa te mai complici cu zile calendaristice sau lucrătoare)
Primirea și înregistrarea în contabilitate a facturilor care NU au fost descărcate din sistemul Ro-e-Factura.
Ce înțelegem de aici?
Că abia de la 1 iulie, facturile pe care le primim fizic pe hârtie sau PDF pe email, dar nu le descărcăm din sistemul Ro-e-Factura, sunt NEDEDUCTIBILE! Și că avem o DUBLĂ SANCȚIUNE:
1. Amenda de 25% din valoarea totala a facturilor
2. Nedeductibilitatea facturilor de la furnizori care nu au fost primite prin SPV – adică le suporți din buzunar, pentru că nici cheltuiala și nici TVA-ul nu sunt deductibile.
Și nu vrei asta!
Am mai auzit o trăznaie, cu care evident nu sunt de acord, că de la 1 iulie este interzis să circule facturi fizice, pe hârtie sau PDF pe email.
Greșit!
De la 1 iulie vor putea circula în continuare facturile fizice, dar se introduc în contabilitate doar cele primite prin SPV – asta înseamnă că va trebui să fim foarte atenți să le verificăm că le avem pe toate. Vom avea parte de anomalii și/sau abuzuri, dar acesta este alt capitol al aventurii e-factura.
Și încă una!
Până la 1 iulie – nu condiționati achitarea facturii de la furnizor, de transmiterea ei în SPV, pe motiv că așa zice legea. Legea nu zice așa ceva!
Concluzie ,
Obligativitatea transmiterii facturilor emise în sistemul Ro-e-Factura este de la 1 ianuarie 2024.
Termenul de grație este de la 1 ianuarie – 31 martie 2024.
Amenzile încep să curgă de la 1 aprilie – fix de ziua păcălelilor, dar NU e păcăleală.
Dubla sancțiune începe de la 1 iulie – când facturile fiscale, adică deductibile, sunt acele facturi descărcate din sistemul Ro-e-Factura.
Încă un lucru: posibil ca aceste termene să se schimbe, poate toate, poate doar perioada de grație, dar e-factura merge mai departe. Are și părți bune, dar are si parti proaste insa ar trebui usor usor sa se termine cu disfuncționalitățile și erorile ANAF!
